大连市房地产管理局、大连市档案局印发《大连市物业档案管理办法》(暂行)的通知

 
(大房局发[2000]93号  2000年11月13日)
 
    各区(市)县房地产管理局(处)、档案局(馆)、物业管理部门，各房地产开发建设单位、物业管理企业，各物业产权人委员会：
    现将《大连市物业档案管理办法》(暂行)印发给你们，望认真遵照执行。
大连市物业档案管理办法(暂行)
    为了加强物业档案科学化、规范化、标准化的管理，充分发挥物业档案在物业管理活动中的作用，更好地为物业管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市城市住宅区物业管理办法》以及有关法律、法规、规章特制定本办法。
    1、在大连市行政区域内，凡实行物业管理的物业企业及物业产权人委员会，均应执行本办法。
    2、物业档案是指在物业管理区域内进行物业管理活动中形成的具有查考保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的历史记录。
    3、大连市房地产管理局是大连市物业档案管理工作的行政主管部门。大连市物业管理主管部门、大连市房地产档案主管部门，负责对物业档案管理的业务指导以及监督、检查、考核，并接受大连市档案局的监督指导。
    各区、(市)县的物业档案管理工作，其行政主管部门为当地的房地产管理部门，并接受当地的档案行政管理部门的监督指导。各区、(市)县的物业管理主管部门、房地产档案主管部门负责当地物业档案管理的业务指导以及监督、检查、考核。
    4、各地区、各单位应加强对所辖物业管理企业物业档案管理工作的领导，把物业档案管理工作列入物业管理工作的重要内容。
    5、物业产权人委员会和物业企业应加强对物业档案管理工作的领导，设立相应的档案管理机构，配备物业档案管理工作的专(兼)职人员和必要的专用库房、装具设备等，物业档案实行集中统一管理，并及时解决所需资金和档案管理工作中存在的实际问题，确保物业档案管理工作的开展。
    6、物业产权人委员会和物业管理企业的档案管理机构的主要职责是：
    (1)宣传贯彻国家、省、市有关档案工作的法律法规，制定本单位、本部门物业档案管理工作的各种规章制度。
    (2)按规定收集、整理、保管本单位本部门形成的物业档案及有关资料，并做好提供利用。
    (3)做好对档案管理人员的职业道德教育和业务技能的培训工作。
    (4)努力学习并采用现代化管理手段。逐步提高物业档案管理的科学化、现代化水平。
    7、档案管理工作人员必须认真执行有关档案管理的法律、法规和各项规章制度，热受档案工作，忠于职守，努力学习和掌握档案管理的业务知识和技能，经档案知识业务培训，取得市以上档案行政管理部门颁发的档案管理岗位合格证书。
    8、物业档案由物业管理档案、物业产权人委员会档案二部分组成。
    (1)物业管理档案：是物业建设和物业管理活动中，形成的各种文字、图表、声像等文件材料。
    (2)物业产权人委员会档案：是物业户权人大会及其委员会在行使权力、义务等自我管理活动中形成的各种文字、图表、声像等文件材料。
    9、物业档案的归档
    (1)归档要求
    A、凡是归档的文件材料需保持文件材料的有机联系，并做到完整、准确、系统。
    B、归档的文件材料应以原件为主，复制的文件材料必须注明来源单位及时间，字迹工整，图表图像清晰。
    C、形成物业档案的部门负责整理，在向物业档案管理部门移交时，须编制移交清单一式两份，经检查合格后，双方在移交清单上签字，双方各保留一份。
    (2)归档时间
    A、各项管理方面的文件材料，在形成的次年六月底前由形成文件材料的部门整理立卷归档。
    B、设备管理、设施管理、达标创优工作、房屋维修等方面的材料，在任务完成告一段落时，由项目负责部门整理立卷归档。
    C、财务会计方面的材料，由财会部门保管一年后整理立卷归档。
    D、物业产权人和使用人档案应随物业产权人的变化随时立卷归档。
    E、基本建设工程方面的文件材料，开发建设单位在项目竣工验收后30日内，应向前期物业管理企业移交。待产权人委员会成立后，前期物业管理企业应在7日内向物业产权人委员会或经物业产权人委员会同意，向其选定的物业企业移交。
    F、物业产权人委员会的文件材料，应随工作内容随时立卷归档。
    10、物业管理企业和物业产权人委员会应建立物业档案收集、整理保管、利用、统计、鉴定、销毁等制度，并列入物业管理工作程序，列入有关部门的职责范围和有关人员的岗位责任制。
    11、物业管理档案，属物业产权人共同所有，由物业企业建立、保管与利用，物业产权人委员会监管。在物业企业变动、撤销时，应在7日内移交给物业产权人委员会或新选定的物业企业。
    物业管理档案的分类标准及归档范围见附表一。
    12、物业产权人委员会档案，属物业产权人及使用人共同所有，具有永久保管的权利与义务。由物业产权人委员会建立、保管、利用。在不具备条件的情况下，可委托物业企业代为建立、保管和利用。待有条件时，返还产权人委员会管理。
    物业产权人委员会档案的分类标准及归档范围见附表二。
    13、物业档案管理部门，应建立各类档案总目录、分类目录和微机查询目录等检索工具。
    14、物业档案的整理与编目标准，按照国家、省、市有关文书、科技、会计、人事等不同类别标准和规定执行。具体办法由大连市物业管理主管部门和大连市房地产档案主管部门另行制定。
    15、物业档案保管期限分为永久、长期、短期三种保管期限。凡是反映物业管理主要活动和基本历史面貌的，具有长久保存和利用价值的，应永久保管。凡是在一定时期内，对物业管理活动具有查考利用价值的，应列为长期保管。对物业管理活动15年以内有一定查考作用的，可列为短期保管。凡介于两种保管期限之间的，保管期限一律从长。具体的保管期限标准，由大连市物业管理主管部门和大连市房地产档案主管部门制定。
    16、物业档案管理部门要进行物业档案的收集、整理、利用、鉴定、销毁等情况的统计。
    17、凡需销毁的档案，必须经过物业档案所有权人、物业档案管理人员以及行政主管部门组成档案鉴定小组的鉴定，编制销毁清册。提出销毁报告，报上级行政主管部门批准，由鉴定小组在指定的地点销毁。
    18、物业档案的保管要有专用库房，符合防火、防盗、防光、防尘、防有害生物、防潮湿、防高温等保管要求，并定期检查档案的保管情况，对破损和褪变的档案要及时进行修复，确保物业档案的完整与安全。
    19、物业企业撤销或变动时，物业管理档案和物业产权人委员会委托其管理的档案要妥善保管，经物业产权人委员会行政主管部门的批准后在上级主管部门的监督下，向新选定_的物业企业移交。如暂无选定新的物业企业，可由物业产权人委员会封存，或由大连市物业管理主管部门指定暂存单位。原物业企业或个人，不得私自藏匿、销毁、转移等。
    20、物业档案管理部门应积极开展档案的利用工作，努力提高物业档案管理的科学化、现代化水平，更好地为物业管理服务。
    21、任何单位或个人不得私自藏匿、隐瞒物业档案，不得私自涂改、伪造、销毁物业档案。
    22、物业档案管理人员要有高度的事业心和责任心，如有因玩忽职守，造成物业档案的丢失、泄密、损毁以及私自转借等问题，一经发现要及时采取措施并上报有关部门。
    23、对违反规定，造成损失和影响的，由档案行政管理部门或物业管理行政主管部门依据《档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市档案管理办法》、《大连市城市住宅区物业管理办法》等法律、法规、规章的有关条文给予相应的行政处罚或经济处罚，构成犯罪的依法追究刑事责任。
    24、对物业档案管理工作中。表现突出，做出贡献的单位或个人，由档案行政管理部门或物业管理行政主管部门，根据《档案法》、《辽宁省档案条例》、《大连市档案管理办法》等法律、法规和规章的有关规定，给予相应的表彰和物质奖励。
    25、本办法由大连市房地产管理局负责解释。
    26、本办法自发布之日起执行。
    附：①《物业管理档案的归档范围及分类标准》
    ②《物业产权人委员会档案的归档范围及分类标准》。
    附件一：略
    附件二：略